Finesser av virksomheten kommunikasjon via telefon

Kunnskapen om forretningskommunikasjon er et viktig aspekt ved forhandling og mister i mange år ikke relevansen. Intensiteten av forretnings kommunikasjon via telefon øker fra år til år. Og med utviklingen av mobilkommunikasjon blir det en av de viktigste måtene å kommunisere. For å gjøre telefonsamtaler er det viktig å vite detaljene og regler for forretningsforbindelse.

Telefonen i den moderne verden spiller en viktig rolle, for med sin hjelp kommuniserer vi med våre slektninger, venner, kolleger, ledelse og forretningspartnere.

Så, under en samtale med en bestemt sirkel av mennesker, bruker en person riktig kommunikasjonsmåte og vil for eksempel aldri engasjere seg i dialog med sin sjef, som med en nær venn. I denne situasjonen brukes en mer offisiell type kommunikasjon.

Bedriftsetikett bør også brukes av ansatte som utfører opinionsundersøkelser, mottar anrop fra kunder eller forhandler via telefon. Ofte er det vellykkede telefonsamtaler blitt nøkkelen til gode forretningsforbindelser. Og til og med bildet av et selskap kan helt avhenge av evnen til å utføre intelligente dialoger via telefon.

For tiden blir de fleste anrop gjort via mobilenheter. Ved hjelp av dette kommunikasjonsverktøyet må du følge noen regler.

• Slå alltid av telefonen eller sett den til å vibrere modus på et forretningsmøte med en klient, i en kino, på et seminar.
• En mobil enhet er mer mottakelig for lyd enn en fasttelefon. Derfor, i en situasjon der det er på et offentlig sted, er det nødvendig å gjennomføre en personlig samtale uten utendørsintervensjon, du kan bare snakke stille og den andre personen hører deg.

• Ikke legg for høyt anrop til telefonen. Han kan skremme andre.
• Prøv å snakke kort. I nærvær av tredjeparter skal samtalen ikke vare lenger enn 30 sekunder, ellers er det fare for å se uhøflig foran en person. Hvis det er gyldige grunner til en telefonsamtale, for eksempel en slektning hos en slektning eller en stor transaksjon, bør du varsle de som er tilstede om situasjonen.
• Unngå telefonsamtaler under en forretningslunsj. Hvis det er et presserende behov for å svare på anropet, bør du forlate bordet og snakke på et mindre overfylt sted.

Etiske standarder for kommunikasjon via telefon er viktige for det effektive arbeidet i selskapet. Kulturen i telefonsamtaler er en spesiell form for forretningskommunikasjon. Kunnskap om etikettreglene vil bidra til å styrke forretningsbånd og øke lønnsomheten i organisasjonen.

• Det er nødvendig å hilse på personen med hvem det vil bli en telefonsamtale. Fraser relatert til tidspunktet på dagen ("God morgen", "God ettermiddag" eller "God kveld") er mest egnet for dette.
• Under en forretningsreise er det viktig å overvåke din egen intonasjon. For ikke å presse samtaleren, må du snakke høflig og rolig, unngå unødvendige følelser.

• Etter hilsen, anbefales det å introdusere deg selv og gi navn, stilling og organisasjon.
• Hvis du ringer til en person, bør du alltid avklare om det er praktisk for ham å snakke i øyeblikket.
• I henhold til etiske standarder må du hente telefonen etter det andre eller tredje anropet.
• Under samtalen bør du ikke røyke, spise mat eller drikke.
• Hvis den som ringer er interessert i en annen ansatt i organisasjonen, skal samtalen bli omdirigert til ham eller slå på ventende funksjon.
• I en situasjon når du har feil nummer, trenger du, uten å spørre unødvendige spørsmål, å be om unnskyldning til samtalepartneren og si farvel umiddelbart.
• Ring aldri tidlig om morgenen, under lunsjpausen eller før arbeidsdagen slutter.
• Sekretæren eller assistenten kan ringe eller svare på anrop i stedet for lederen.

• Du kan bare ringe til en partner eller en kundes personlige nummer dersom han har gitt deg sine kontakter. Men i helger og helligdager er slike samtaler forbudt.
• Det er tilfeller at samtalen avbrytes på grunn av dårlig kommunikasjon. I denne situasjonen må den som ringte først, ringe tilbake.
• Ikke forsink samtalen. En lang samtale kan bore samtalepartneren og forårsake vrede. Hvis kommunikasjonen er forsinket, og formålet med samtalen ikke oppnås, kan klienten ringe tilbake neste dag eller arrangere et personlig møte.
• Etter avslutningen av samtalen anbefales det å takke samtalepartneren og høflig si farvel til ham, etter å ha spurt om han hadde spørsmål. Denne enkle handlingen vil gjøre samtalen fullført og oppfordrer til videre samarbeid.

For telefonsamtaler bør du forsiktig utarbeide og utføre en rekke konkrete handlinger. La oss se nærmere på hovedpoengene.

• Samtalepartneren skal bare kalles etter at en klar samtaleplan er utarbeidet. For å utelukke mindre detaljer kan du lage en grafisk eller skjematisk oversikt.
• Skriv ned de viktige spørsmålene du trenger å huske å spørre under forhandlingsprosessen.
• Forbered dokumenter som kan være nødvendig i kommunikasjonsprosessen (korrespondanse, rapporter, kontrakter).

• Ta kontakt med samtalepartneren på forhånd en praktisk periode for å ringe.
• For å registrere informasjonen mottatt, utarbeide en notatbok eller dagbok.
• Finn ut den generelle listen over personer som vil delta i samtalen for å kontakte dem ved navn og patronymic.
• Før du ringer nummeret, må du prøve å stille inn en positiv måte, så din følelsesmessige tilstand bør selvfølgelig føre til plasseringen av samtalepartneren.
• Foreta en telefonsamtale, vurder sikkerheten for kommunikasjon på kontoret, fordi verdifull informasjon kan falle i hendene på konkurrenter.

Det er også poeng som bør utelukkes og ikke tillates i den kommende telefonsamtalen.

• Du trenger ikke å diskutere forretningsmessige forhold med en ukjent eller tilfeldig person. Det er bedre å planlegge et personlig møte.
• Det anbefales ikke å kreve en avgjørelse fra en person som ikke har myndighet til å gjøre det eller tror på noe annet. Han kan gi samtykke via telefon, selv om han vil være motstander av denne beslutningen.
• Det er ikke nødvendig å stemme forespørsler, hvis det ikke er noen sikkerhet at samtalepartneren er enig med deg og ønsker å hjelpe.

Telefonens rolle i forretningskommunikasjon er todelt. Svært ofte avhenger det av hasteroppgaver utført i løpet av dagen, men samtidig øker løsningen av mange oppgaver. Derfor er det nødvendig å lære prinsippene for telefonsamtaler som bidrar til en mer effektiv bruk.

Det er svært viktig å ha en forretningskommunikasjonsteknikk for ansatte som har bestemt arbeid i telefonsamtaler med potensielle kunder. Mange bedrifter prøver å få kontakt med den som ringer fra de første ordene for å gjøre ham til en ekte kunde.

Bedrifter konkurrerer med ulike måter å tiltrekke seg kunder på. Et viktig stadium i å fremme tjenester er telefonsalg, og derfor må ledere gjennomføre dialog med kunder riktig og taktfullt, ellers vil lønnsomme kontrakter gå til konkurrenter.

Tipsene nedenfor vil hjelpe deg med å oppnå suksess i bedrifts kommunikasjon over telefonen.

• Det anbefales å ringe til en person som har gitt deg en nyttig tjeneste. Taksord er svært viktig for fremtidig samarbeid.
• Smil alltid mens du chatter. Ditt smil og optimisme vil sikkert føle abonnenten.
• I forhandlingsprosessen kan du prøve å forutsi samtaleprosessen.
• Ikke uttalt profanitet eller samtalespråk. Dette er i strid med kommunikasjonskulturen.
• Bruk uttrykk og vilkår som vil bli forstått av den som ringer.
• Ikke dekk håndsettet mens du snakker parallelt med noen. Således respektløs for samtalepartneren.
• Forklar posisjonen din trygt og nøyaktig, fordi nøyaktigheten er kongens høflighet.

• Forhandlinger er viktige for å gjennomføre raskt, svare på spørsmål som blir spurt omgående og intrikate setninger. En pause kan bare begrunnes i tilfelle når en spesialist er opptatt med å søke etter dokumentasjon som er nødvendig for forhandlinger. Hvis pause var forsinket, har personen full rett til å forstyrre kommunikasjonen.
• I øyeblikk av telefon, ekte eller virtuell kommunikasjon må du være ekstremt høflig. Å rope og snakke i hevet stemme anses som et brudd på etikk.
• Si farvel til samtalepartneren på riktig måte, ettersom ferdiggjøring av samtalen er ikke mindre viktig enn hoveddelen av dialogen. Du kan gi den andre personen muligheten til å slappe av først. Deretter avslutter du samtalen på en vennlig bølge.

Selvfølgelig, for vellykket kommunikasjon via telefon må du ha god diktning. For å gjøre talen uttrykkelig og stemmen din behagelig, bruk leksjonene fra følgende video.