Etiquette og etikk av virksomheten korrespondanse

Den moderne forretningsverdenen er slik at kun 15% av mellomstore og store entreprenører som ønsker å styrke sine posisjoner i markedet, oppnår sine mål. Av denne grunn øker forretningsmetikkets relevans flere, fordi manglende overholdelse av sine normer, av en rekke andre årsaker, ofte fører til brudd på nyttige forretningsforbindelser.

I en bred tolkning av etikk kalles et sett med generelle prinsipper for å regulere sosiale relasjoner. Følgelig behandler etikk i forretningsforbindelser spørsmål knyttet til den vedtatte rekkefølgen og stilen for samspillet i næringslivet.

Detaljert etiske aspekter av forretningsforhold er forretningsmessig etikett, inkludert for eksempel prosedyren for forhandlinger, regler for bedriftsadferd, forretningstradisjoner og ritualer, underordnede elementer, manerer og stiler for kommunikasjon og skriving, samt spørsmål om korrekthet i forhold til samarbeidspartnere og forretningskollegaer.

Betydningen av etikk og etikett, som komponent, ligger i det faktum at den normative basen som har oppstått som et resultat av lang praksis, forenkler kommunikasjonen i stor grad, og skaper en forståelig og tilgjengelig kontekst i forretningsområdet som gjør det mulig for deg å oppnå mål og spare tid på riktig måte.

Med andre ord snakker vi om en spesiell algoritme for å løse forretningsproblemer, noe som gjør at vi kan sette og oppnå de ønskede forretningsmålene på en rasjonell og konfliktfri måte. Eierskapet i denne algoritmen tillater oss å trekke direkte konklusjoner om graden av profesjonalitet hos en forretningspartner eller en motstander i en forretningskonflikt.

I denne sammenheng er det viktig å følge følgende generelle prinsipper:

• punktlighet overalt og i alt;
• informasjonssikkerhet;
• lyd altruisme;
• gunstig, passende for forretningsmiljøet bildet;
• kompetent muntlig og skriftlig tale;
• følger reglene for virksomheten talekultur.

Typer av virksomhetskorrespondanse er forskjellige, og med en viss grad av konvensjonalitet kan de deles inn i to hovedtyper:

• Interstate - mellom statlige organisasjoner, utenlandske representanter og tjenestemenn (ulike notater, notater og andre former) er elementer av diplomatiske forhold;
• kommersiell - brev av semi-offisiell status som brukes innen forretningsforbindelser mellom institusjoner og organisasjoner.

Stilen til å skrive et offisielt brev, til tross for språklige og noen tradisjonelle forskjeller, har et visst felles grunnlag og en gruppe institusjoner utviklet av den etablerte praksis. For eksempel er en rekke krav til protokolldirektivitet, bestemt av posisjonen til avsender og adressatranger, basert på de innledende innstillingene for gjensidig respekt og korrekthet. Derfor, uansett hvilken type dokument strukturelt må det inneholde følgende elementer:

• klage (mottakerens offisielle status);
• et kompliment (høflig sluttbrev);
• signatur;
• dato (dag, måned, år og sted for å skrive meldingen);
• avsenderens adresse (etternavn, offisiell status, adresse er plassert øverst eller nederst på første side av brevet).

I tillegg er det en rekke forskrifter som er direkte relatert til bokstavene:

• forretningsbrev skrives på brevpapir eller ark av papir utelukkende på forsiden;
• paginering er gjort i arabiske tall;
• meldinger utføres i trykt tekst;
• sletninger og rettelser er ikke tillatt i dokumentets kropp
• dokumentet er brettet tekst innvendig;
• ventetid for svar på brevet er ikke mer enn ti dager.

Bedriftsmeldingen skal ha et klart mål og inneholde ett spørsmål, og hele punktet i teksten skal være helt og fullt underlagt innholdet, det være seg et tilbud, en kommersiell forespørsel eller bare relevant informasjon.

Klassifiseringen av forretningsmeddelelser er mangfoldig og avhenger av deres funksjonelle og målrettede orientering. For eksempel er bokstaver:

• annonsere;
• minner;
• invitasjoner;
• informobzory;
• disposition;
• støtte;
• andre typer.

I kommersiell korrespondanse er den mest typiske:

• spørsmål;
• tilby;
• bestillinger;
• klage;
• garantibevis.

Som en form for forretningskommunikasjon, i den strenge forstanden til definisjonen, er bokstavene delt inn i 2 typer - forretnings- og privatpersonlig.

For virksomheten inngår korrespondanse mellom organisasjoner og institusjoner. Et privat offisielt brev er en melding som sendes til en institusjon av en privatperson, eller omvendt av en institusjon - til en privatperson.

Det er en rekke forretnings korrespondanse regler.

• Brevet skal stimulere fremveksten av forretningsinteresse fra mottakeren, tydelig og på grunnlag av overbevisende faktuelle data, viser fordelene med partnerskap og mangel på å bryte partnerskap. Teksten skal være oppmuntrende, motiverende for samarbeid.
• Manifestasjonen av overdreven personlige følelser i et forretningsbrev er ikke den beste måten å bevise sin sak og løse problemet.
• For å unngå overbelastning og tilstopping av teksten i brevet, er det nødvendig å unngå noen figurative sammenligninger, metaforer, allegorier og hyperbole.
• For en klar og kortfattet presentasjon av emnet, er det bedre å bruke enkle setninger, unngår opplysninger og overdreven detaljering. Den grunnleggende ideen til meldingen skal bare støttes av relevante argumenter, som vanligvis er plassert i vedleggene til brevet (diagrammer, grafer, digitale data).
• I teksten skal tilordnes avsnitt, som hver representerer en uavhengig tankegang, begynner med en ny linje.

• I en forretningsmessig melding bør beskrivende adjektiver, ekstraklaringer og detaljer ikke brukes. På slutten av skrivingen er det tilrådelig å sjekke dokumentet og eliminere setninger som ikke har det faktiske semantiske innholdet.
• Litteratur er et grunnleggende element i teksten. Tilstedeværelsen av stavemåte og andre feil i meldingen er uakseptabel.
• Angi emnet for brevet er obligatorisk. Emnet i dokumentene bør reflekteres kort og kapasitet, det sparer tid når du leser og positivt karakteriserer avsenderen. Hvis brevet sendes via e-post og inneholder spesielt viktig informasjon, skal den være utstyrt med et spesielt "flagg" som er tilgjengelig i den elektroniske tjenesten.
• God lesbarhet av teksten er gitt av Arial eller Times New Roman skrifttyper med en gjennomsnittlig skriftstørrelse. Med spesielle behov er nøkkelideer tillatt i kursiv eller fet skrift.

• I teksten er det nyttig å bruke underoverskrifter (3-4), som gir lettere forståelse av den oppgitte teksten.
• Tall, lister og lister gjøres best ved hjelp av spesielle markører.
• Bedriftsmal (system) - en utmerket indikator for effektivitet og objektivitet i næringslivskommunikasjon.Det er spesielt relevant i bedriftsaspektet, fordi det gir deg mulighet til å skille seg ut i et gunstig lys og overholde den offisielle statusen.

Strukturen til forretningsmeldingen er typisk. Tradisjonelt inneholder den:

• introduksjon;
• hoveddelen;
• Endelig.

Innledningen oppsummerer formålet med brevet. Hoveddelen beskriver essensen av problemet. Som konklusjon er det ønskelig å oppsummere innholdet i hoveddelen, for eksempel i form av konklusjoner. "Postskripter" og ulike typer fotnoter er uønskede.

Som konklusjon er upassende setninger som ligner manipulasjoner, for eksempel: "Jeg håper på et gjensidig fordelaktig partnerskap," og så videre. Det er bedre å si farvel i et forretnings brev med enkle setninger - "Hilsen", "Best regards" og så videre.

I nedre del av meldingen er angitt: F. I. O., offisiell status, firmanavn, er signert. Kontaktnummer er også angitt.

Tabeller og grafer er vedlagt i en separat fil (pakke), som angir dette i slutten av brevet. Hvis det er en gruppe investeringer, får de en oversikt over navnene.

Du kan kun bruke forkortelser og spesielle forkortelser hvis du er sikker på at mottakeren vil forstå dem.

For å gjøre teksten mer logisk streng og konsistent i forretningsspråk, brukes følgende talesetninger som bindemidler:

• av denne grunn;
• basert på det foregående;
• på grunn av dette;
• ifølge dataene;
• på dette grunnlaget;
• tar hensyn til;
• og andre.

I den virtuelle plassen er forretningsinteraksjon, som representerer kommunikasjon i en miniatyr, spesifikk, og ikke minst krever overholdelse av relevante etikettregler. Kompetent arbeid med brevet, i samsvar med praksis, innebærer implementering av følgende bemerkninger om omfang, språkstandarder, struktur og format.

• Formets formel må nøyaktig matche emnet som er angitt i teksten. Dette gjør at du raskt kan justere leseren til ønsket forretningsstemning.
• Det optimale volumet av dokumentet som sendes via e-post, passer inn i "ett skjermbilde", med maksimalt antall tekst - ett ark i A4-format.
• Den optimale størrelsen på vedlegg - ikke mer enn 3 MB.
• Sendte filer anbefales å være "pakket" i standard zip- eller rar-kodende arkiver. Andre er ofte blokkert under forsendelsen.
• Hyperlinks må være standard (blå, understreket).
• Svaret til adressaten skal plasseres på toppen, i begynnelsen av brevet, og ikke under. Dette sparer korrespondenten fra over-og-tvunget rulling av forrige tekst.

• Du må bruke språket i brevet, den mest forståelige partneren. Spørsmålet om anbefaling av bruk i meldingen profesjonalitet, bedriftsordforråd, slanguttrykk og forkortelser (spesielt i ekstern korrespondanse) avgjøres separat, avhengig av kontekst og kvaliteter av korrespondansepartnerne.
• Det er viktig å informere partneren om mottak av hans melding - det er et tegn på god smak og en del av forretningsmetikett, som viser respekt for ham.
• Det bør besvares så fort som mulig. Hvis du av en eller annen grunn ikke kan svare raskt, må partneren bli varslet om kvitteringen av brevet og angi svarets tid. En etisk og behagelig midlertidig pause før du gir svar - 48 timer etter mottak av meldingen. Etter denne tiden mener personen vanligvis at meldingen er tapt eller ignorert. En overdreven pause i korrespondanse er ofte fulle av risikoen for å miste en partner og behandles i virksomheten som et brudd på etiske standarder.
• På slutten av meldingen bør du plassere kontaktdetaljer som er angitt i alle bokstaver uten unntak, uavhengig av distribusjonsordren.
• Under forsendelse er det viktig å være spesielt oppmerksom på personvernproblemer.

For mer informasjon om forretningsmetikett, se følgende video.